Neustart in Kultur und Tourismus: So begleiten Sie die Wiederöffnung durch Ihre Kommunikation

Ihre Website ist der Mittelpunkt Ihrer Kommunikation – zu Corona-Zeiten ebenso wie sonst auch. Stellen Sie gleich auf der Startseite oder im Menüpunkt „Aktuelles“ die wichtigsten Informationen zur Verfügung, so dass Ihre Besucher:innen nicht erst lange suchen müssen.

Begnügen Sie sich nicht damit, die Corona-Verordnung Ihres Bundeslandes oder Landkreises zu verlinken oder zu hinterlegen (auch wenn das zusätzlich helfen kann). Machen Sie es Ihren Gästen so einfach wie möglich, übernehmen Sie selbst das Filtern und fassen Sie in Ihrer eigenen „Schreibstimme“ zusammen, welche Regelungen für den Besuch bei Ihnen von Bedeutung sind. Das bedeutet zusätzlichen Aufwand, aber dieser Service trägt dazu bei, dass Ihre Besucher:innen sich gut informiert fühlen.

Es kann sinnvoll sein, zusätzlich ein FAQ (Frequently Asked Questions – Häufig gestellte Fragen) einzurichten. Hier haben Sie die Möglichkeit, die Fragen Ihres Publikums vorwegzunehmen und zu beantworten. Das erspart Ihren Gästen – und Ihren Mitarbeiter:innen – die Kontaktaufnahme in vielen Einzelfällen (aber wahrscheinlich nicht in allen ;-)  ).

Wenn Sie auf Ihrer Website einen Veranstaltungskalender oder einen Belegungskalender haben, verlinken Sie auch von dort aus auf Ihre aktuellen Corona-Informationen und/oder die FAQ-Sektion. So kommen Ihre Gäste quasi aus allen Richtungen unkompliziert an die nötigen Informationen.

Nutzen Sie die Aktualität und Schnelligkeit der sozialen Netzwerke und Ihres Blogs, um Ihre Fans, Follower und (potenziellen) Besucher:innen auf dem Laufenden zu halten. Hier können Sie rechtzeitig und mit großer Reichweite ankündigen, wann, wie und unter welchen Bedingungen es bei Ihnen wieder losgehen kann. Bedenken Sie gerade auch hier: Kommunizieren Sie rechtzeitig, aber erst dann, wenn wirklich feststeht, wann Sie starten werden. Je nachdem, was und in welcher Größenordnung Sie anbieten, werden das unterschiedliche Zeitpunkte sein – ein großes Musiktheaterfestival braucht nun einmal mehr Vorlauf als ein kleineres Museum oder ein Café. Sie werden selbst am besten wissen, wann die Informationen, die Sie bekommen, belastbar genug sind, um sie zu veröffentlichen. Worauf ich hinaus will: Geben Sie nicht gleich jede vage Hoffnung weiter – umso größer wäre die Enttäuschung, wenn es dann doch nicht klappt.

Die sozialen Netzwerke bieten Ihnen noch weitere Möglichkeiten, Ihre Wiederöffnung zu begleiten. Nehmen Sie Ihre Fans mit hinter die Kulissen und zeigen Sie ihnen, wie Sie die Vorbereitungen dafür treffen, dass alles bald wieder losgehen kann. Vielleicht wird daraus sogar ein kleiner Countdown, der in den letzten Tagen oder Wochen die Spannung und Vorfreude steigert! Oder erzählen Sie etwas darüber, was sich während der Pandemie bei Ihnen im Unternehmen getan hat.

Und wenn es dann soweit ist, machen Sie doch ein paar Fotos, die Sie auf Facebook, Instagram oder Twitter teilen können. Oder fangen Sie Besucherstimmen ein, die Sie zitieren. So zeigen Sie noch mehr Menschen, dass Sie wieder für sie da sind, und teilen die Freude darüber mit Ihrer Community. Wenn Sie einen Unternehmensblog haben, können Sie den natürlich auch wunderbar nutzen, um von den Vorbereitungen zu berichten, einen Countdown zu machen und von der ersten Veranstaltung nach dem Shutdown zu erzählen. Nehmen Sie die Leser:innen mit und machen Sie Ihnen Lust darauf, Sie auch selbst zu besuchen!

Die klassischen Informationskanäle sollten Sie – je nach Ihrer Zielgruppe – natürlich nicht vernachlässigen. Die gute alte Pressearbeit bringt viel Aufmerksamkeit und kostet im Normalfall praktisch nichts (außer ein wenig Arbeit). Geben Sie, wenn alle Fakten und Bedingungen für den Nach-Corona-Neustart stehen, eine Pressemitteilung an die für Sie relevanten Medien in Ihrer Region. Bieten Sie der Presse gerne auch ein Interview oder eine kleine Reportage an – das ergänzt Ihre Presseinformationen um eine große Portion Lebendigkeit und „Hautnähe“.

Egal, wie gut Sie Ihre Kommunikation im Hinblick auf die Wiederöffnung durchdenken und vorbereiten – es wird trotzdem Interessenten geben, die darüber hinaus noch Fragen haben. Bedenken Sie, dass der Informationsbedarf nach der langen Pandemie riesig ist – und wir sind alle ein wenig „aus der Übung“, was den Besuch von Veranstaltungen oder Ausstellungen, das Verreisen und das Ausgehen betrifft. So sollten Sie damit rechnen, dass telefonisch und auf Ihrer Kontakt-Mailadresse einiges los sein wird. Planen Sie so, dass jemand neben der „normalen“ Arbeit genug Kapazitäten hat, um eingehende Anrufe und E-Mails zu beantworten. In vielen Fällen reicht es vielleicht, auf Ihre Website mit den FAQ zu verweisen – aber bestimmt tauchen Sonderfälle auf, die individuell beantwortet werden sollten.

Es kann immer sein, dass Besucher:innen Ihre Vorab-Informationen nicht wahrgenommen haben. Prüfen Sie also, ob und an welchen Stellen Beschilderung nötig sein könnte – zum Beispiel, wenn Sie die Besucherströme anders leiten als gewöhnlich, wenn man Ihre Räumlichkeiten nur mit Maske betreten darf, wenn zum Besuch bestimmte Nachweise nötig sind.

Und seien Sie ansprechbar! Sicher wird es auch während des Besuchs Fragen oder Unklarheiten geben. Wenn nicht ohnehin ausreichend Mitarbeiter:innen vor Ort sind (wie beispielsweise Servicepersonal im Café, Rezeptionsmitarbeiter:innen im Hotel, Einlasspersonal in Kultureinrichtungen), kann es sinnvoll sein, eine Person zusätzlich als Ansprechpartner:in vor Ort einzuteilen. So können Sie sicher sein, dass eventuelle Sorgen oder Probleme gleich professionell gelöst und geklärt werden.

Eine letzte Warnung noch: Voraussichtlich wird sich noch eine ganze Weile immer wieder etwas an der Lage ändern. Behalten Sie die Entwicklung im Auge und halten Sie die Informationen zu den geltenden Regelungen und Voraussetzungen – gerade auf Ihrer Website, aber auch in den sozialen Medien – immer aktuell.

Ja, die Pandemie stellt uns und unsere Unternehmenskommunikation immer wieder vor neue Herausforderungen, und das bedeutet zusätzliche Arbeit. Aber es lohnt sich, wenn Ihre Gäste dann wieder gut informiert und zufrieden bei Ihnen sein können!

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