Damit die Sommerpause nicht zum Sommerloch wird: Wie Sie die Saisonpause mit Kommunikation überbrücken (ohne auf Ihren Urlaub zu verzichten!)

Wenn Sie für die Kommunikation eines Theaters oder eines anderen Veranstalters verantwortlich sind, dann rückt wahrscheinlich gerade Ihre Sommerpause und Ihr Urlaub in Sichtweite - oder ist schon da! Fast jedes Theater macht im Sommer ein paar Wochen Pause. Anders wäre es kaum möglich, dass Künstler*innen, Bühnentechnik, Kommunikationsabteilung und andere eine nennenswerte Menge an zusammenhängenden Urlaubstagen nehmen könnten. Bei anderen Kulturinstitutionen oder touristischen Anbietern liegt die Saisonpause vielleicht nicht im Sommer, sondern in einer anderen Jahreszeit. Im Harz zum Beispiel machen viele Anbieter im November Betriebsferien, zwischen der Wandersaison im Herbst und der Wintersport-Saison ab Dezember.

Wenn es nicht ohnehin Betriebsferien gibt, sind die Mitarbeiter*innen – gerade auch in Kommunikation und Marketing – meist gehalten, den Großteil ihres Jahresurlaubs in dieser Saisonpause zu nehmen. Und so entsteht oft auch eine Pause in der Kommunikation. Das ist strategisch nicht besonders günstig – und sorgt nach dem Urlaub für mehr Stress. Von einem meiner Chefs am Theater habe ich es gelernt: Klüger – und langfristig auch erholsamer, wenn Sie es richtig angehen – ist es, wenn Sie die Kommunikation auch in der Spielzeitpause nicht komplett abreißen lassen.

Im Sommer leiden die Medien unter dem vielzitierten Sommerloch – es passiert weniger als sonst, und an die Stelle wirklich wichtiger Themen treten „Sommerloch-Themen“ mit oft fragwürdigem Nachrichtenwert. Sie können diesen Umstand nützen, indem Sie das Sommerloch mit Ihren eigenen Themen füllen! Mit interessanten, gut durchdachten Pressemitteilungen stehen die Chancen gut, dass Sie bei den Journalist*innen offene Türen einrennen.

Oft haben Sie im Alltagsstress der Hauptsaison schon mehr als genug damit zu tun, alle aktuellen Themen in Ihrer Presse- und Social-Media-Arbeit unterzubringen: Premieren und Konzerte, Ausstellungen, besondere Aktionen oder ähnliches. Weniger dringliche Nachrichten müssen verschoben werden oder bleiben liegen. Nutzen Sie die Saisonpause dazu, das eine oder andere nicht termingebundene Thema zu platzieren – das entlastet Sie innerhalb der Saison.

Mit den richtigen Posts und Pressemitteilungen über die Pause entzerren Sie außerdem den Saisonstart für Ihre Arbeit. Die liegen gebliebene Kommunikationsarbeit türmt nicht gleich zu Beginn der Saison wie der Mount Everest vor Ihnen auf. Sie können sich die Arbeit besser einteilen und entspannter in die Saison einsteigen. Gleichzeitig überhäufen Sie die Medien nicht mit zu viel Information auf einmal – das birgt nämlich das Risiko, dass nicht alles veröffentlicht wird.

Auch der dramaturgische Vorteil ist nicht zu unterschätzen: Sie können auf den Saisonstart hinarbeiten, Spannung und Vorfreude erzeugen und das Wiedersehen mit Ihren Gästen vorbereiten. Umso größer ist bei Ihren Zielgruppen dann die Begeisterung, wenn es tatsächlich wieder losgeht.

Sommerpause heißt Urlaub – nicht nur in Ihrer Institution, sondern auch bei Ihren Gästen. So wird nicht jeder alles mitbekommen, was Sie in dieser Zeit veröffentlichen. Andererseits erreichen Sie möglicherweise in diesen Wochen andere Zielgruppen wie Urlauber*innen, die in Ihrem Angebot vielleicht einen Grund entdecken, bald einmal wiederzukommen.

Ihren Urlaub sollen Sie natürlich trotzdem nehmen, so wie es in Ihrer Institution üblich ist. Wenn Sie die Kommunikation gut planen und vorbereiten, funktioniert vieles automatisiert oder durch gegenseitige Vertretung unter Kolleg:innen. Das bedeutet etwas mehr Aufwand im Vorfeld – aber der zahlt sich in vielfacher Hinsicht aus. Und wenn Sie rechtzeitig anfangen, verteilen Sie die Vorarbeit so, dass sie gut zu schaffen ist.

Schreiben Sie für die Pause einige Pressemitteilungen vor. Je nach Ihren Abläufen und der Urlaubsplanung kann möglicherweise jemand anders im Unternehmen sie herausgeben, wenn Sie den Verteiler zugänglich machen und alles gut vorbereiten. Ich habe die Mails komplett mit Pressetext und Foto fertiggestellt und meiner Vertreterin geschickt, die nur noch den Verteiler einfügen und die Mail zum geplanten Zeitpunkt abschicken musste. Wenn das nicht möglich ist, prüfen Sie, ob Ihr E-Mail-Anbieter automatisierten oder zeitverzögerten Versand anbietet. Oder Sie versehen die Pressemitteilungen mit einer Sperrfrist – dann können Sie alle noch vor der Pause selbst herausgeben.

Bedenken Sie bei der Auswahl der Themen für die Pressearbeit in der Spielzeitpause, dass Fakten wie Termine oder ähnliches absolut sicher sein sollten! Denn je nach der Urlaubsplanung in Ihrer Institution ist möglicherweise niemand da, der im Fall einer Änderung den automatisierten Versand stoppen kann. Oder der eine mit Sperrfrist vorab versandte Pressemitteilung im Ernstfall zurückziehen kann.

Je nach Dauer Ihrer Saisonpause kann es sinnvoll sein, eine Ausgabe Ihres Newsletters oder ein, zwei Blogposts vorzuschreiben und zu einer bestimmten Zeit automatisch oder durch eine*n Kolleg*in versenden oder veröffentlichen zu lassen, damit Sie im Kopf Ihrer Zielgruppe bleiben. Gerade bei Newslettern sollten es allerdings nicht zu viele sein. Denn wenn Ihre Leser*innen selbst in Urlaub sind, geht Ihr Newsletter womöglich in einem übervollen Posteingang unter. 

Viele soziale Medien bieten die Möglichkeit an, Posts im Voraus zu planen. Die Meta Business Suite vereint zum Beispiel Facebook und Instagram, so dass Sie Posts parallel in beiden Netzwerken vorprogrammieren können. Oder Sie nutzen ein Tool wie Publer, mit dem Sie Posts für verschiedene Netzwerke erstellen und vorausplanen können. Auch die kostenlosen Versionen bieten oft schon einiges an Möglichkeiten.

Wählen Sie für Social-Media-Posts in der Saisonpause – je nachdem, ob jemand vor Ort ist, um eventuelle Kommentare zu moderieren – gegebenenfalls Themen aus, die nicht sehr kontrovers sind, um „Kommentarschlachten“ in Ihrer Abwesenheit zu vermeiden. Wenn niemand im Dienst ist, um die Kommentare zu sichten, oder Ihre Vertretung wenig Erfahrung mit der Moderation von Kommentaren hat, können Sie die Kommentarfunktion auch sicherheitshalber deaktivieren.

Machen Sie es Ihren Website-Besuchern leicht, sich über Ihre Erreichbarkeit zu informieren. Schreiben Sie auf der Startseite, wann die Saison wieder beginnt, ob und wie Ihr Unternehmen in der Pause erreichbar ist und wo man gegebenenfalls schon für die neue Saison reservieren oder Karten kaufen kann, falls Ihr eigener Vertrieb auch eine Pause macht.

Je nachdem, was Sie sonst noch für Ihre Unternehmenskommunikation nutzen – Flyer, Spielpläne oder Veranstaltungskalender, Plakate oder sonstige Außenwerbung –, überlegen Sie, ob und was davon schon vor der Pause vorliegen sollte.  Umso leichter – und stressfreier – werden die ersten Wochen für Sie, und umso entspannter können Sie die Saisonpause genießen. Eine bunte Mischung von Themen-Ideen für die Saisonpause als Anregung finden Sie im nächsten Blogartikel. Schönen Urlaub!

Was bereiten Sie vor dem Urlaub vor, damit in Ihrer Kommunikation kein Sommerloch entsteht? Teilen Sie Ihre Erfahrungen mit der Saisonpause gerne in den Kommentaren!